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Asana pousse la visioconférence en mode asynchrone

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Pour viter la fatigue des runions en visioconfrence, Asana mise sur la vido asynchrone. D’autres fonctionnalits sont au programme sur la plateforme collaborative.

Asana a dévoilé récemment une série de fonctionnalités pour sa plateforme de gestion du travail, particulièrement centrées sur la communication vidéo asynchrone. Objectif : réduire les distractions et stimuler la concentration des employés. « Le passage brutal au télétravail a été très perturbant pour un milliard deux cent cinquante millions de professionnels, avec un usage record du chat et de la vidéoconférence », a déclaré Alex Hood, chef de produit chez Asana. Selon lui, les dernières fonctionnalités en faveur du renforcement de l’attention sont plus en phase avec les objectifs des employés.

Par exemple, la fonction Video Messaging d’Asana réduira le nombre de réunions en vidéoconférence et la fatigue liée à son usage. Une autre fonction intelligente appelée My Tasks hiérarchisera mieux les activités des salariés). Quant à l’assistant Smart Calendar, il pousse les utilisateurs à se concentrer sur ce qu’ils font. « Dans les enquêtes que nous avons réalisées auprès des professionnels au Royaume-Uni, 80 % des personnes interrogées ont déclaré qu’elles travaillaient essentiellement à partir de leur boîte de réception et que leurs applications de communication étaient ouvertes en permanence, et 75 % d’entre elles ont déclaré qu’elles se sentaient obligées de faire plusieurs tâches à la fois », a expliqué Alex Hood. « En 2020, sept employés sur dix se sont retrouvés dans des situations de burnout, et franchement, je suis surpris que ce ne soit pas davantage ».

Wayne Kurtzman, directeur de recherche sur les aspects collaboration et réseaux sociaux chez IDC, a déclaré qu’en ciblant les communications et les flux de travail, Asana peut donner aux clients une meilleure idée de qui fait quoi et quand, tout en renforçant la facilité d’utilisation de la plateforme. « Ces fonctionnalités améliorent l’expérience de travail de chaque utilisateur et rend la plateforme plus adaptée au travail hybride. Si l’on considère la vitesse à laquelle Asana livre des fonctionnalités, il faut s’attendre encore à beaucoup nouveautés à venir », a-t-il ajouté.

La promesse d’une communication asynchrone

Depuis l’annonce d’Asana, les avantages de la communication asynchrone apparaissent nettement. Alex Hood a fait valoir que les employés perdaient beaucoup de temps en appels Zoom. Selon lui, un échange qui aurait pu durer cinq minutes à la machine à café se transforme en chat vidéo d’une demi-heure. « Tout cela résulte de la façon de fonctionner des logiciels qui prévoient des plages horaires dans le calendrier », a-t-il dit. « Avec la communication vidéo asynchrone, nous avons entièrement modifié la façon de communiquer en vidéo dans ce nouveau monde ».

La messagerie vidéo Video Messaging d’Asana permet de réaliser des communications vidéo asynchrones. (Crédit : Asana)

La fonction de messagerie vidéo engage directement une communication en vidéo sans avoir besoin de multiplier les réunions. En collaboration avec Vimeo, la messagerie vidéo « convertit la communication en responsabilité et en action, avec la possibilité de partager des mises à jour et de montrer le travail à des coéquipiers, à tout moment et en tout lieu », a déclaré Asana. La messagerie vidéo a la capacité d’enregistrer de courtes vidéos d’eux-mêmes et/ou de leur écran directement dans Asana pour documenter les décisions importantes prises par les équipes et tenir compte des fuseaux horaires. Les transcriptions automatisées des vidéos sont hébergées dans Work Graph Data d’Asana, ce qui facilite  la recherche et le partage des transcriptions audio, de mieux transmettre le contexte et d’échanger des idées.

Alex Hood a reconnu qu’au cours de l’année écoulée, la fatigue liée à l’usage excessif des vidéoconférences avait été un véritable problème – comme en témoigne une étude de l’Université de Stanford – c’est pourquoi la fonction Video Messaging était importante. « D’une certaine manière, cette fatigue est l’un des problèmes que nous résolvons avec cette fonction », a-t-il ajouté. « Grâce à la vidéo asynchrone, nos clients vont consommer moins de vidéo pour faire leur travail », a encore fait valoir M. Hood. « En trois minutes, les gens peuvent s’expliquer et transmettre l’intégralité de ce qu’ils cherchent à communiquer, sans avoir à convoquer une réunion de 30 minutes ». La vidéo asynchrone permettra également aux gens de mieux comprendre le projet et de savoir qui fait quoi et à quel moment, ce qui leur évitera aussi de prendre des notes ou d’organiser une réunion de suivi.

Wayne Kurtzman pense qu’avec cette fonction de communication asynchrone, Asana est en avance sur le marché. Et même si cette fonctionnalité peut susciter de l’adhésion ou du rejet, il s’attend à ce que son utilisation se développe au fil du temps. D’ailleurs, des plates-formes concurrentes se précipitent déjà pour faire la même chose. « Il faudra que certains s’habituent aux communications synchrones et asynchrones, mais à long terme, cela permet d’utiliser le bon outil et de limiter potentiellement les réunions et les échanges de courriels. De plus la fonction alimente le modèle Work Graph Data d’Asana qui conserve chaque échange de l’équipe », a encore déclaré M. Kurtzman. « L’épuisement des performances (conséquence de la fatigue de la vidéo) est réel. Mais si l’utilisateur peut contrôler ses échanges vidéo, comme pour les selfies, ça change la donne ».

Les autres outils de productivité d’Asana

Comme l’a expliqué Alex Hood, le système de priorisation personnel My Task permet à chaque utilisateur de combiner ses listes de tâches avec le travail de leur équipe au sens large. Les clients d’Asana peuvent organiser leurs tâches personnelles en mode Kanban, liste et calendrier pour focaliser leur attention, tout en utilisant l’automatisation pour maintenir leurs objectifs. Par exemple, les règles d’automatisation peuvent organiser les tâches des utilisateurs en fonction d’une date d’échéance ou les alerter quand un coéquipier a terminé un travail qui débloque une tâche en attente.

My Tasks d’Asana est un système de hiérarchisation des priorités personnelles. (Crédit : Asana)

La fonction Smart Calendar Assistant Integration vise à mieux équilibrer le temps consacré au travail et le temps réservé à des activités exigeantes comme les réunions et les appels vidéo. Asana s’intègre désormais à l’assistant de calendrier reconnu de Clockwise, pour programmer facilement les tâches consacrées au travail proprement dit sans quitter Asana. En saisissant une heure de la journée et le temps nécessaire à l’accomplissement d’une tâche, Clockwise réservera automatiquement cette plage horaire au travail. Une fois la tâche programmée, les clients verront l’événement directement dans leur agenda Google.

Le fournisseur a également introduit une app desktop Asana, très fortement demandée par les clients. Comme l’a confirmé Alex Hood, c’est même « la fonctionnalité la plus demandée par les clients ». Ce dernier a déclaré qu’elle devrait aider les utilisateurs à éviter que leur attention soit détournée par d’autres programmes et à ne pas avoir à basculer entre plusieurs onglets. Asana a également lancé une nouvelle fonctionnalité Mode Sombre sur les ordinateurs de bureau, les mobiles et le Web afin de réduire la fatigue oculaire et faciliter la concentration.

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